Polityka Prywatności serwisu KsefHero.pl

Ostatnia aktualizacja: 25 lutego 2026 r.

1. Informacje ogólne

Administratorem Twoich danych osobowych jest Esperim Technology sp. z o. o., z siedzibą w Opolu przy ul. Technologicznej 2, adres e-mail: .

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu?

W ramach funkcjonowania serwisu KsefHero przetwarzamy dane w następujących zakresach:

• Dane konta i profilowe: Imię, nazwisko, adres e-mail, zaszyfrowane hasło. (cel: realizacja usługi, logowanie).
• Dane firmowe do rozliczeń: NIP, pełna nazwa firmy, adres rejestrowy/siedziby. (cel: wystawianie faktur za subskrypcję KsefHero - art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Dane KSeF: tokeny dostępu do KSeF (przechowywane w formie zaszyfrowanej) oraz dane zawarte na fakturach pobieranych z systemu rządowego. (cel: wykonanie usługi pobierania i zarządzania fakturami).
• Dane płatnicze: Informacje o płatnościach procesowane są bezpośrednio przez operatora Paddle. KsefHero nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych.

3. Bezpieczeństwo danych KSeF

Jako aplikacja operująca na danych finansowych, priorytetyzujemy bezpieczeństwo:

• Szyfrowanie: Tokeny dostępowe są szyfrowane w naszej bazie danych.
• Zakres dostępu: KsefHero korzysta z uprawnień nadanych przez Użytkownika w systemie KSeF. Domyślnie aplikacja służy do odczytu faktur.

4. Odbiorcy danych (Subprocesorzy)

Twoje dane powierzamy jedynie zaufanym podmiotom niezbędnym do działania serwisu:

1. Infrastruktura: Amazon Web Services (serwery zlokalizowane w Unii Europejskiej - Francja).
2. Płatności: Paddle (procesor płatności i Merchant of Record).
3. Analityka: Google Analytics oraz Matomo (wersja self-hosted, zapewniająca wyższy poziom prywatności).
4. Komunikacja i powiadomienia: Fastmail Pty Ltd (obsługa poczty e-mail) oraz wbudowany system messagingu wewnątrz aplikacji.

5. Okres przechowywania danych (Retencja)

1. Dane operacyjne (faktury Twojej firmy pobrane z KSeF): Przechowywane przez okres trwania umowy. Po usunięciu konta przez Użytkownika, dane te są trwale kasowane z naszych baz.
2. Dokumenty księgowe (faktury za KsefHero): Przechowywane przez 5 lat, zgodnie z polskimi przepisami prawa podatkowego.
3. Roszczenia: Dane mogą być przechowywane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych.

6. Pliki Cookies i Tracking

Strona wykorzystuje pliki cookies podzielone na kategorie:

1. Niezbędne: Do poprawnego działania serwisu i sesji logowania.
2. Analityczne: Google Analytics oraz Matomo (analiza ruchu).
3. Marketingowe: Wykorzystywane m.in. do testów A/B (wyświetlanie różnych wersji treści, np. paragrafów sprzedażowych).
4. Zgoda: Serwis wspiera Google Consent Mode v2, co pozwala na respektowanie Twoich wyborów dotyczących prywatności w sposób zautomatyzowany.

7. Twoje prawa

Masz prawo do:

1. Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
2. Sprostowania (poprawiania) swoich danych.
3. Usunięcia danych (prawo do zapomnienia).
4. Wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem).
5. Masz również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza RODO.

8. Polityka Plików Cookies

Nasz serwis wykorzystuje pliki cookies (małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu), aby zapewnić Ci bezpieczne i sprawne korzystanie z aplikacji KsefHero.

8.1. Rodzaje wykorzystywanych plików cookies

• Niezbędne (Techniczne): Konieczne do działania serwisu. Pozwalają na utrzymanie sesji po zalogowaniu, zapewnienie bezpieczeństwa oraz zapamiętanie ustawień prywatności. Bez nich serwis nie może działać poprawnie.
• Analityczne: Pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony (np. które sekcje są najczęściej odwiedzane).
  • Matomo (Self-hosted): Dane analityczne są przechowywane na naszych serwerach, co zapewnia maksymalną prywatność.
  • Google Analytics 4: Wykorzystujemy GA4 do zbierania zagregowanych statystyk ruchu.
• Marketingowe i Personalizacyjne: Używamy ich do przeprowadzania testów A/B (np. wyświetlanie różnych wersji komunikatów marketingowych), aby lepiej dopasować serwis do potrzeb użytkowników.

8.2. Zarządzanie zgodami i Google Consent Mode v2

Serwis KsefHero wdrożył mechanizm Google Consent Mode v2. Oznacza to, że:

• Pliki cookies analityczne i marketingowe są ładowane wyłącznie po uzyskaniu Twojej wyraźnej zgody.
• Możesz w każdej chwili zmienić swoje preferencje lub wycofać zgodę za pomocą panelu ustawień cookies dostępnego na dole strony.
• W przypadku braku zgody, narzędzia Google działają w trybie ograniczonym, nie identyfikując Twoich danych osobowych.

8.3. Narzędzia stron trzecich

W związku z integracją z systemem płatności Paddle, na stronie mogą być ładowane pliki cookies tego operatora, niezbędne do realizacji procesu zakupowego i zapobiegania oszustwom finansowym.

8.4. Blokowanie cookies w przeglądarce

Niezależnie od ustawień na naszej stronie, możesz w każdej chwili zablokować lub usunąć pliki cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Pamiętaj jednak, że zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić zalogowanie się do panelu KsefHero.

W razie pytań dotyczących Twoich danych, zapraszamy do kontaktu pod adresem podanym na górze strony lub skorzystać z formularza kontaktowego na stronie głównej.