Regulamin serwisu KsefHero.pl oraz Umowa DPA

Ostatnia aktualizacja: 25 lutego 2026 r.

Witamy w KsefHero. Poniższy dokument określa zasady korzystania z naszego serwisu oraz zasady bezpieczeństwa danych, które powierzasz nam w celu automatyzacji Twoich rozliczeń z KSeF.

CZĘŚĆ I: Regulamin Świadczenia Usług

§1. Postanowienia ogólne

1. Właścicielem i operatorem serwisu KsefHero.pl jest Esperim Technology sp. z o. o. z siedzibą w Opolu (45-837), ul. Technologiczna 2, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, NIP: 7543349791 (dalej: „Usługodawca”).
2. Serwis KsefHero jest narzędziem typu SaaS (Software as a Service) służącym do automatycznego pobierania, archiwizowania i zarządzania fakturami z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
3. Korzystanie z Serwisu wymaga akceptacji niniejszego dokumentu. Usługa jest skierowana wyłącznie do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (B2B).

§2. Świadczenie usług i Tokeny KSeF

1. Do poprawnego działania Usługi niezbędne jest wygenerowanie przez Użytkownika tokenu dostępowego w systemie KSeF i wprowadzenie go w panelu KsefHero.
2. Aplikacja cyklicznie, w sposób zautomatyzowany, pobiera dane z KSeF w imieniu Użytkownika zgodnie z zakresem uprawnień nadanych w tokenie.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie systemu rządowego KSeF lub wygaśnięcie tokenów Użytkownika.

§3. Płatności (Model Paddle)

1. Sprzedaż subskrypcji oraz procesowanie płatności odbywa się za pośrednictwem operatora Paddle.com (Merchant of Record). Dokonując zakupu, Użytkownik nawiązuje relację handlową bezpośrednio z firmą Paddle.
2. Subskrypcja jest zawierana na czas nieokreślony z płatnością cykliczną. Użytkownik może zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie, ze skutkiem na koniec obecnego okresu rozliczeniowego.
3. Ze względu na charakter usługi (dostarczanie treści cyfrowych w modelu B2B), prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od zakupu jest wyłączone.

§4. Odpowiedzialność i Bezpieczeństwo

1. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby zapewnić ciągłość działania serwisu, jednak nie gwarantuje stałej dostępności Usługi (brak SLA). Przerwy techniczne będą zapowiadane z wyprzedzeniem.
2. Odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy względem Użytkownika jest ograniczona do łącznej kwoty abonamentu wpłaconego przez Użytkownika w ciągu ostatnich 6 miesięcy poprzedzających wystąpienie szkody.
3. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik ma 14 dni na wyeksportowanie swoich danych. Po tym terminie dane są bezpowrotnie usuwane z serwerów.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi wynikające z działania siły wyższej lub awarii systemów zewnętrznych, w tym w szczególności awarii infrastruktury Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

§5. Zmiana Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn (zmiana przepisów prawa, wprowadzenie nowych funkcjonalności, zmiana operatora płatności).
2. O zmianach Użytkownik zostanie poinformowany drogą mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

CZĘŚĆ II: Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA)

Niniejsza Umowa stanowi integralną część Regulaminu i określa zasady, na jakich KsefHero przetwarza dane osobowe kontrahentów Użytkownika zawarte na fakturach.

§1. Przedmiot i zakres powierzenia

1. Użytkownik (Administrator) powierza Usługodawcy (Procesor) przetwarzanie danych osobowych w celu realizacji usługi automatycznego pobierania i zarządzania e-fakturami.
2. Kategorie osób, których dane dotyczą:
   • Kontrahenci Administratora (w tym osoby fizyczne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wspólnicy spółek cywilnych oraz inne podmioty niezależnie od formy prawnej),
   • Pracownicy, współpracownicy, przedstawiciele oraz osoby kontaktowe zarówno po stronie Administratora, jak i jego kontrahentów,
   • Osoby fizyczne, których dane zostały zamieszczone w treści faktur lub dokumentów powiązanych przetwarzanych w systemie KSeF.
3. Rodzaj danych osobowych objętych powierzeniem:
   • Dane identyfikacyjne (NIP, imię, nazwisko, nazwa firmy),
   • Dane adresowe i kontaktowe,
   • Numery rachunków bankowych,
   • Szczegółowe dane o transakcjach oraz statusy płatności faktur.
4. Administrator oświadcza, że jest uprawniony do przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentach pobieranych z KSeF oraz posiada podstawę prawną do ich powierzenia Procesorowi w celu realizacji Usługi.

§2. Pod-przetwarzanie (Sub-processing)

Użytkownik wyraża zgodę na korzystanie przez Procesora z usług następujących podmiotów wspierających:

• Amazon Web Services (AWS) EMEA SARL (Francja): Infrastruktura serwerowa i przechowywanie danych.
• Paddle.com Market Ltd: Obsługa płatności i procesów sprzedażowych.
• Fastmail Pty Ltd (Australia): Wysyłka powiadomień transakcyjnych (na podstawie Standardowych Klauzul Umownych).

§3. Zobowiązania Procesora

1. Procesor zobowiązuje się do przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (którym jest również konfiguracja usługi w panelu).
2. Procesor zapewnia szyfrowanie kluczy dostępowych (tokenów) do KSeF oraz stosowanie środków technicznych chroniących dane przed nieuprawnionym dostępem.
3. Procesor zobowiązuje się do usunięcia danych osobowych powierzonych przez Administratora w terminie 14 dni od zakończenia świadczenia usług (z zastrzeżeniem, że usunięcie danych z kopii zapasowych może nastąpić z opóźnieniem wynikającym z cyklu ich nadpisywania, nie dłuższym niż dodatkowe 30 dni), chyba że przepisy prawa nakazują ich dalsze przechowywanie.

W razie pytań dotyczących Twoich danych, zapraszamy do kontaktu pod adresem podanym na górze strony lub skorzystać z formularza kontaktowego na stronie głównej.